بسم الله الرحمن الرحيم
Microsoft Access
قواعد البيانات
هو عبارة عن برنامج من أحد البرامج التطبيقية المتخصصة ويتخصص في تصميم البرامج وإنشاء قواعد البيانات.
قاعد البيانات Data Base :-
- هي عبارة عن ملفات خاصة تضم عدد كبير من البيانات والسجلات الخاصة بموضوع معين، كما تعتبر موضع تحفظ فيه البيانات ويتم استرجاعها عند الحوجه إليها.
كيفية إنشاء قاعدة بيانات :-
- في Office 2000 :-
ندخل للبرنامج أولاً يظهر مربع حوار باسم Microsoft Access نختار منه قاعدة بيانات فارغة ثم موافق، يظهر مربع حوار باسم ملف قاعدة بيانات جديدة نكتب في مستطيل اسم الملف اسم قاعدة البيانات ثم ننشط إنشاء.
- في Office XP فما فوق :-
ندخل للبرنامج أولاً تظهر قائمة نختار منها إنشاء ملف جديد ثم نختار قاعدة بيانات فارغة، يظهر مربع حوار باسم ملف قاعدة بيانات جديدة نكتب في مستطيل اسم الملف اسم قاعدة البيانات ثم ننشط إنشاء.
• تتكون قاعدة البيانات من عدَّة تبويبات، وأي تبويبه لها وضعان.
• وتعتمد قاعدة البيانات اعتماد كامل أو كلي علي تبويبه جداول.
الجداول Tables :-
وتعتبر الجداول البنية الأساسية لقاعدة البيانات والمحور الذي تعتمد عليه بقية مكونات قاعدة البيانات.
كيفية إنشاء جدول :-
ننشط جداول ثم جديد يظهر مربع حوار باسم جدول جديد وبه مجموعة من الطرق يمكن من خلالها إنشاء جدول، نختار منها طريقة عرض التصميم ثم موافق، يظهر الجدول في وضع التصميم وهو مقسم إلي ثلاثة أعمدة وهي (اسم الحقل – نوع البيانات – الوصف)، نكتب في عمود اسم الحقل أسماء الحقول المطلوبة ثم نختار لها منه عمود نوع البيانات الشرط المطلوب، لأن أي اسم حقل يكتب له نوع بيان مخصص، ثم نقلق الجدول تظهر رسالة تفيد الحفظ ننشط نعم، يظهر مربع حوار حفظ باسم، نكتب فيه اسم الجدول ثم موافق.
• ويمكن التبديل بين الأوضاع من رمز يسمي العرض وهو موجود في الشريط القياسي أقصي اليسار.
• ولحذف أي حقل من وضع الفتح نقف في اسم الحقل المراد حذفه ثم نضغط بالزر الأيمن تظهر قائمة مختصرة نختار منها حذف عمود، تظهر رسالة تؤكد الحذف ننشط نعم.
المفتاح الأساسي :-
هو عبارة عن مفتاح يربط الجدول الرئيسي بالجداول الفرعية بواسطة العلاقات.
كيفية وضع المفتاح الأساسي :-
يوضع في الجدول الرئيسي وفي وضع التصميم وفي حقل لا يقبل التكرار،
- نفتح القائمة تحرير ونختار مفتاح أساسي.
- من الشريط القياسي نضغط علي رمز المفتاح الأساسي.
- نضغط بالزر الأيمن داخل الحقل تظهر قائمة نختار مفتاح أساسي.
العلاقات :-
هي عبارة عن علاقة تربط الجدول الرئيسي بالجداول الفرعية عن طريق المفتاح الأساسي.
كيفية إنشاء العلاقات :-
- نفتح القائمة أدوات ونختار علاقات.
- من الشريط القياسي نضغط علي رمز علاقات.
- نضغط بالزر الأيمن داخل قاعدة البيانات تظهر قائمة نختار منها علاقات.
يظهر مربع حوار باسم إظهار جدول ويوجد به كل الجداول التي تم تصميمها، ننشط الجدول الرئيسي ثم ننشط إضافة ثم ننشط الجدول الفرعي ثم إضافة ثم نغلق مربع الحوار، يظهر الجدولين في نافذة تسمي العلاقات، نضغط في الحقل الموجود فيه المفتاح الأساسي في الجدول الرئيسي ثم نضغط ونسحب للحقل المشابه له في الجدول الفرع، يظهر مربع حوار باسم تحرير علاقات، ننشط فيه الخيارات الآتية :-
1) فرض التكامل المرجعي (هذا الخيار لعدم التكرار).
2) تتالي تحديث الحقول المرتبطة (هذا الخيار للتعديل).
3) تتالي حذف السجلات المرتبطة (هذا الخيار للحذف).
ثم ننشط إنشاء.
• ويمكن إدخال السجلات ( الأشخاص ) في الجدول عن طريق وضع الفتح .
الاستعلامات Queries :-
هي عبارة عن الطريقة الرئيسية للحصول أو الوصول إلي بيانات معين علي قاعدة البيانات، وتعتبر إجابة لمستخدم النظام.
كيفية إنشاء استعلام :-
1) استعلام يحتوي علي جدول واحد :-
ننشط استعلامات ثم جديد يظهر مربع حوار باسم استعلام جديد وبه مجموعة من الطرق يمكن من خلالها إنشاء استعلام، نختار منها معالج الاستعلامات البسيطة ثم موافق. يظهر مربع حوار ويوجد به مستطيل يسمي جدول/ استعلام ، وبه كل الجداول والاستعلامات الذي تم تصميمها، نختار منه الجدول المراد إنشاء استعلام منه، تظهر حقول الجدول في مربع يسمي الحقول المتاحة، ننقل الحقول إلي مربع الحقول المحدد ثم ننشط التالي، تظهر الخطوة الثانية ويوجد بها مستطيل يسمي عنوان الجدول نكتب فيه الاسم المراد حفظ الاستعلام به ثم ننشط إنهاء، يظهر الاستعلام في وضع الفتح.
2) استعلام يحتوي علي أكثر من جدول :-
يجب أن تكون الجداول المراد احتوائها في الاستعلام مرتبطة بالعلاقات، ويتم هذا الاستعلام بنفس الخطوات السابقة، ولكن الاختلاف في التحديد وفيه يتم تحديد حقول الجداول المراد احتوائها في الاستعلام.
معايير :-
ويتم من خلالها الوصول إلي شئ مفصل من البيانات والسجلات الموجودة في قاعدة البيانات.
النماذج Forms :-
هي عبارة عن واجهة أو صورة أخري للجداول. وتمتاز عن الجداول ببعض المميزات سيتم ذكرها لاحقاً.
كيفية إنشاء نموذج :-
1) ننشط نماذج ثم جديد يظهر مربع حوار نموذج جديد نختار منه معالج النماذج ثم نختار الجدول أو الاستعلام المراد إنشاء نموذج منه ثم موافق، يظهر مربع حوار معالج النماذج ننقل حقول الجدول أو الاستعلام إلي الحقول المحددة ثم ننشط التالي، ثم نختار التخطيط المناسب للنموذج ثم ننشط التالي، ثم نختار النمط أو الخلفية المناسبة ثم التالي، ثم نكتب الاسم المراد حفظ الاستعلام به ثم ننشط إنهاء.
2) ننشط نماذج ثم جديد يظهر مربع حوار نختار منه نموذج تلقائي (عمودي – جدولي – ورقة بيانات) ثم نختار الجدول أو الاستعلام المراد إنشاء النموذج منه ثم موافق، يظهر النموذج في وضع الفتح.
كيفية إجراء العمليات الحسابية في النموذج :-
يجب أن يكون النموذج في وضع التصميم.
مثلاً لإيجاد مجموع الأقساط :-
نقف في حقل مجموع الأقساط ونضغط بالزر الأيمن تظهر قائمة نختار منها خصائص، يظهر مربع حوار باسم مربع نص مجموع الأقساط، وتظهر فيه كلمة مجموع الأقساط مظللة، نضغط مفتاح Delete لحذفها ثم ننشط مربع به ثلاث نقاط يظهر مربع حوار باسم منشئ التعبير، ننشط فيه في العمود الوسط الخيار قائمة الحقول تظهر حقول النموذج في العمود الأيسر، ثم نجمع الأقساط ثم موافق ثم نغلق مربع الحوار.
زر الأمر :-
ومن خلاله يتم تنفيذ أشياء موجودة علي قاعدة البيانات.
كيفية إنشاء زر الأمر :-
يجب أن يكون النموذج في وضع التصميم.
نضغط علي رمز زر الأمر الموجود في مربع الأدوات ثم نقم برسم مستطيل عن طريق الضغط والسحب، يظهر مربع حوار باسم معالج زر الأمر ويوجد به مستطيل باسم الفئات وآخر باسم الإجراءات، أي فئة من الفئات لها مجموعة من الإجراءات، نختار منها الإجراء المطلوب تنفيذه ثم ننشط التالي، تظهر الخطوة الثانية نتبع بها الإجراء المطلوب ثم ننشط التالي ثم ننهي المعالج بالضغط علي زر الإنهاء.
التقارير Reports :-
هي الطريق الرسمية أو الرئيسية لطباعة البيانات الموجودة علي قاعدة البيانات. والجدير بالذكر أنه لا يمكنك التعديل علي البيانات كما هو الحال في الجداول والاستعلامات والنماذج ولكن يتم عرضها فقط وتنسيقها استعداداً لطباعتها بالشكل اللائق.
• ويتم إنشاء التقارير بنفس خطوات إنشاء النموذج، كما يمكن إجراء العمليات الحسابية عليها وكذلك زر الأمر.
،،، والله أسأله التوفيق والسداد ،،،
أ \ محمد يوسف
